Automatización de procesos comerciales: una guía completa


La Automatización de Procesos de Negocios (BPA), a menudo conocida como automatización de negocios, es el uso de tecnología digital para automatizar las operaciones mundanas y lentas que componen los procesos de negocios complicados para simplificarlos.

En otras palabras, libera a los miembros de su equipo para hacer un trabajo más significativo en lugar de perder su tiempo y energía en tareas mundanas.

Además, la automatización empresarial facilita la documentación y la gestión de sus equipo procedimientos, asegurando que todos hagan lo que deben hacer y que todos los procesos se ejecuten sin problemas.

El tamaño y la naturaleza de los procesos comerciales automatizados pueden variar. El marketing, las ventas, los flujos de trabajo, la atención al cliente, los recursos humanos y otros procesos se pueden automatizar (individualmente o en combinación).

La automatización es un proceso continuo que puede ajustarse y modificarse para adaptarse a las necesidades de su empresa, lo que permite su uso en muchos departamentos y actividades. Bailey ayuda a las empresas a automatizar los procesos, liberando a su personal para innovar, deslumbrar a los clientes y expandir la empresa.

¿Cuáles son los beneficios de automatizar los procesos comerciales?

Aquí hay algunas razones convincentes por las que debería automatizar sus procedimientos comerciales.

  • Un trampolín en la dirección de la transformación digital

Para las empresas que no están en el camino de la transformación digital, puede parecer una ambición alta e intimidante. La automatización de procesos comerciales puede servir como un trampolín hacia una cultura de transformación continua.

Puede comenzar con algunos procesos que necesitan mejoras y seguir avanzando.

En la etapa de diseño, la automatización requiere un cierto nivel de claridad del proceso. No puede diseñar y automatizar un flujo de trabajo con éxito a menos que conozca las tareas involucradas y quién es responsable de operarlo.

El mapeo de procesos también puede funcionar como un recurso de capacitación y brindar claridad a todo el personal. La información que obtiene al estudiar un proceso automatizado puede mostrarle claramente la diferencia entre su proceso actual y lo que debería ser.

  • Optimice sus procesos

Uno de los efectos más beneficiosos de la automatización de procesos es que agiliza los procesos. La responsabilidad clara, las notificaciones personalizables, la información procesable y los tiempos de devolución más rápidos hacen que sea más fácil eliminar los trabajos ineficientes y centrarse en mejorar los que aportan valor.

  • La satisfacción del cliente debería aumentar

En cualquier sector, la felicidad del cliente es una diferencia vital. Puede superar fácilmente las expectativas del cliente si se centra en la excelencia operativa y de procesos. Es más probable que los clientes desarrollen una preferencia por su empresa si cumple constantemente los criterios prometidos.

¿Son sus procesos comerciales automatizables?

La automatización de los procesos comerciales suena increíble, ¡y lo es! Estamos seguros de que está pensando en automatizar sus procedimientos comerciales.

Examine sus procesos y tareas para evaluar si está desperdiciando valiosos recursos humanos en procedimientos o tareas que podrían automatizarse en este momento.

La creación de leads es uno de los componentes más cruciales de las ventas. Cada año, las organizaciones pierden al menos $ 1 billón debido a la pérdida de productividad de ventas y clientes potenciales mal administrados.

Los asociados de ventas pueden enfocarse en los métodos persuasivos que se les entregan con el uso de la automatización, especialmente en el estudio del comportamiento, los gustos y disgustos del consumidor, lo que aumentará la tasa de conversión del cliente durante el proceso de incorporación del cliente.

  • Software para documentación automatizada

Estas aplicaciones son sistemas de gestión de contenido empresarial con todas las funciones que importan, exportan y registran todos los archivos y datos relacionados con la empresa. Considérelos una biblioteca para sus archivos, pero que sea moderna, fácil de usar e hiper-accesible para todo su personal con solo unos pocos clics.

La mayoría del software de documentación automatizado también es independiente de la plataforma, lo que significa que funcionará con su sistema de archivo existente y no creará ningún tiempo de inactividad.

Los formularios inteligentes son una opción simple y moderna para crear y administrar la documentación de la empresa. Puede producir documentos personalizables en una variedad de formas, incluso digitales e impresas, y almacenarlos directamente en su sistema de administración de contenido (CMS).

También puede utilizar la tecnología ICR y OCR para vincular los datos generados por formularios para que se carguen automáticamente en los registros o aplicaciones del sistema.

Los procesos comerciales se pueden automatizar de varias formas

Ahora que comprende qué es la automatización de procesos comerciales y cómo puede ayudarlo a aumentar la productividad, le mostraremos siete formas prácticas de ponerla en práctica de inmediato.

1. Automatización de los procesos comerciales internos

  • Haga que su departamento de TI cree una solución de diseño personalizado para automatizar las operaciones comerciales al vincular todas sus tareas y usuarios con lógica si-entonces, alertas automáticas y otras técnicas. Sin embargo, esto equivale a reinventar la rueda. Es costoso y requiere mucho tiempo porque su equipo de TI tendrá que aprender nuevas habilidades de automatización y responder a cada solicitud y problema de sus usuarios y trabajadores directamente.
  • Examine sus procedimientos e identifique trabajos que puedan repetirse. Puede eliminar el trabajo que está realizando más de un empleado haciéndolo de esta manera. Al mismo tiempo, puede asignar la tarea a una persona o equipo específico, o puede combinar diferentes aplicaciones. Esto aumentará la productividad al tiempo que reducirá el tiempo dedicado a tareas innecesarias.
  • Con su personal de confianza, defina todos los flujos de trabajo de sus procesos comerciales. Luego, dibuje un diagrama de su negocio. Para lograr esto, puede usar Microsoft Word o Excel u otras aplicaciones especiales. Aunque el mapeo de BP es eficaz para automatizar las actividades entre departamentos, puede llevar mucho tiempo debido a las diversas partes involucradas.
  • Integre su base de conocimientos con sus procesos comerciales. Este tipo de integración de sistemas no solo facilita a los técnicos de soporte la obtención de información para el servicio al cliente, sino que también facilita a los empleados de otras secciones porque tendrán acceso a una base de datos de conocimiento que incluye todas las tareas, procesos, y modelos.

2. Automatización de procesos comerciales externos

  • La forma más sencilla y eficaz de automatizar procesos es utilizar software de gestión de procesos empresariales. El software BPM proporciona una arquitectura mapeada digitalmente para todos los procesos de la empresa. Puede utilizar software heredado (software a escala empresarial que cuesta cientos de miles de dólares) o software basado en la nube para la gestión de procesos comerciales (SaaS, que paga por usuario con una suscripción mensual).
  • Dependiendo del tamaño de su empresa y sus necesidades, puede elegir entre los dos. Abogamos por el software basado en la nube para las pequeñas empresas porque le permite aprovechar todos los beneficios de la automatización de procesos comerciales sin tener que realizar ningún trabajo usted mismo. Por otro lado, el uso de software heredado para subcontratar BPA requeriría contratar especialistas con experiencia para programar los procesos comerciales por usted.
  • La inteligencia artificial es otra técnica para automatizar los procedimientos de la empresa desde el exterior. La inteligencia artificial (IA) y el aprendizaje automático se pueden utilizar para automatizar las operaciones comerciales que recopilan una gran cantidad de datos a lo largo del tiempo. Si alguna vez ha leído sobre inteligencia artificial, seguramente sabrá que entrenar sus modelos de aprendizaje requiere una gran cantidad de datos. Este tipo de automatización es difícil de adoptar y generalmente requiere contratar personal de TI interno para crear una solución que se ajuste específicamente a sus procedimientos.

Desafortunadamente, cuando se trata de desarrollar un modelo de aprendizaje automático, no existe una solución de «talla única» porque los procesos para cada negocio tendrán características distintas, diferentes formas de datos y, por lo tanto, distintas variables. La inteligencia artificial en la automatización de procesos comerciales puede ayudar a su personal a hacer mejores juicios al automatizar decisiones de rutina de bajo nivel, lo que les permite ver su proceso en un nivel más alto de abstracción. Es particularmente eficaz en sectores como el servicio al cliente y las ventas y el marketing.

Pensamientos finales

Como puede ver, la automatización de procesos comerciales se puede utilizar de muchas formas en su empresa. Los sistemas digitales optimizados eliminan el procesamiento manual en favor de procesos elegantes y sin errores, desde la gestión de inventario hasta la incorporación de empleados.

Bailey ofrece una solución integral que es razonable y simple de usar si desea reducir los costos del procesamiento manual torpe y mejorar sus procedimientos comerciales.

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Fuente: startupguys.net

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