Cómo comenzar con la contabilidad de administración de propiedades


La gestión de la propiedad no es una tarea fácil. Incluso si solo tiene una propiedad de alquiler, administrarla puede ser una tarea difícil: debe organizar las reparaciones y el mantenimiento, a veces en casos de emergencia, y debe realizar un seguimiento cuidadoso de los gastos, ingresos y deducciones de su propiedad de alquiler. .

Es posible que no necesite un software de contabilidad de gestión de propiedades si solo tiene una propiedad de alquiler, pero sigue siendo una buena idea. El software puede llenar automáticamente sus libros de contabilidad con pagos y gastos de alquiler, eliminando gran parte del trabajo preliminar de su contabilidad.

Si tiene dos o más propiedades de alquiler, el software de contabilidad de administración de propiedades es imprescindible. Necesita libros de contabilidad separados, cuentas bancarias, listas de alquileres y finanzas para cada una de sus propiedades. Aquí le mostramos cómo comenzar con la contabilidad de administración de propiedades.

Abra una cuenta de cheques comercial para cada propiedad

Ser propietario es un negocio, por lo que el primer paso para llevar libros completos y precisos de sus propiedades de alquiler es abrir una cuenta corriente comercial o una tarjeta de crédito comercial para cada una de sus propiedades de alquiler.

Esto mantiene los activos de su negocio separados de sus activos personales y ayuda mucho en el momento de los impuestos. Puede revisar los estados de cuenta mensuales de cada cuenta para completar sus libros mayores con sus gastos.

Elija su método de contabilidad

Hay dos métodos principales de contabilidad utilizados por las pequeñas empresas: efectivo y acumulación. Bajo el método de contabilidad de caja, ingresa transacciones en su libro mayor tan pronto como el dinero cambia de manos.

Eso significa que si uno de sus inquilinos le da, por ejemplo, $4500 para cubrir el alquiler de tres meses por adelantado, anotaría $4500 en su libro mayor el día que recibió los fondos.

Sin embargo, si usa el método de acumulación, ingresa sus ingresos y gastos en su libro mayor según lo programado, independientemente de si aún no ha recibido la transferencia bancaria o si realmente ha recibido tres meses de alquiler. por adelantado.

Según el método de acumulación, depositaría $1500 en el libro mayor durante el primer mes, $1500 en el mes siguiente y $1500 en el tercer mes, aunque recibió los $4500 de una vez al comienzo del primer mes.

Algunos estados requieren que los propietarios utilicen el método contable de acumulación, así que asegúrese de saber cuáles son sus obligaciones según las leyes locales.

Configurar cada propiedad con su propio libro mayor

Si está administrando varias propiedades, cada una debe tener su propio libro de contabilidad en su software de administración de condominios.

Cada propiedad es su propia entidad, y debe tener sus propiedades incorporadas bajo una sociedad de responsabilidad limitada (LLC) para proteger sus activos privados de la responsabilidad comercial. Cada propiedad debe tener su propio libro mayor, plan de cuentas y lista de alquileres.

materiales contables

Haga su ciclo contable mensual cada mes

Su ciclo contable mensual debe comenzar con el cobro del alquiler de sus inquilinos. Si está utilizando el método contable de acumulación, ingrese su alquiler en su libro mayor, independientemente de si realmente lo ha cobrado o no.

Puede usar su lista de alquileres para rastrear qué inquilinos han pagado y cuáles están atrasados ​​en su alquiler.

Idealmente, querrá animar a los inquilinos a establecer pagos automáticos para su alquiler. Su software de contabilidad de administración de propiedades debería poder detectar esos depósitos ACH en sus cuentas comerciales y llenar sus libros mayores con ellos automáticamente.

Una vez que haya cobrado los alquileres, deberá procesar las facturas. Tendrá facturas de gastos como mantenimiento y reparaciones, servicios públicos de los que es responsable, paisajismo, etc.

Debe usar pagos electrónicos para liquidar estas facturas, pero su software de contabilidad debe permitirle la opción de imprimir cheques para pagar aquellas facturas que no aceptan pagos electrónicos o aquellas que cobran una tarifa por pagos electrónicos.

Con sus facturas pagadas, es hora de conciliar su balance con sus cuentas bancarias. Está buscando un equilibrio en el que sus activos sean iguales a sus pasivos y deudas. No querrás gastar más dinero del que ingresas, al menos no regularmente.

También debe realizar un seguimiento de sus gastos comerciales deducibles de impuestos para que tenga esa información a mano para su contador en el momento de los impuestos.

Los gastos deducibles de impuestos pueden incluir suministros de mantenimiento y limpieza, costos de paisajismo, costos de reparación, costos de cancelación de arrendamiento, honorarios legales, intereses hipotecarios, impuestos inmobiliarios, salarios pagados al personal de mantenimiento y administradores de propiedades, millaje, preparación de impuestos y tarifas de contabilidad, publicidad costos, primas de seguros y más.

Revise sus finanzas anualmente

Al menos una vez al año, debe sentarse y revisar sus finanzas. Ejecute un estado de flujo de efectivo que le indique cuánto efectivo tiene y adónde va. Haga tasar su propiedad de alquiler cada dos o tres años, para que pueda decidir si vale la pena conservarla.

Evalúe la apreciación de su capital y compárela con el flujo de efectivo de su alquiler y la cantidad de deuda que aún debe por la propiedad.

Administrar propiedades de alquiler puede ser muy estresante, pero es más fácil cuando tiene las herramientas de software adecuadas para ayudarlo con la contabilidad. Invierta en una solución de software diseñada para administrar propiedades de alquiler y pase más tiempo disfrutando de sus ingresos por alquiler y menos tiempo ganándolos.

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Fuente: startupguys.net

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