Cómo involucrar a los participantes de reuniones remotas: 6 secretos de los profesionales


¿Sabía que, a partir de 2021, aproximadamente un tercio de los estadounidenses trabaja desde casa? Gracias a la tecnología moderna, muchas empresas descubren que pueden operar de forma totalmente remota sin sacrificar la calidad o la producción y, al mismo tiempo, ahorrar dinero.

Dicho esto, operar de forma remota conlleva ciertos obstáculos que deben superarse. Uno de esos obstáculos es que tener una reunión por videoconferencia es más difícil que tener esa misma reunión en persona. Es más difícil mantener la atención de la audiencia y, como resultado, transmitir sus puntos.

Por eso, es importante saber cómo involucrar a los participantes de reuniones remotas. Al organizar reuniones más atractivas, obtendrá un mejor retorno de su inversión de tiempo y energía.

Para aprender todo lo que necesita saber sobre cómo hacer que las reuniones remotas sean más atractivas, siga leyendo.

1. Tenga un plan y compártelo de antemano

Lo último que desea hacer si su objetivo es mantener a las personas involucradas en una reunión remota es perder el tiempo. Si ingresa a la reunión sin una lista de elementos específicos que va a cubrir, corre el riesgo de perder el enfoque de los miembros de su equipo porque no conocen el propósito de la reunión.

Cree una lista de viñetas de los temas que va a cubrir mucho antes de la reunión. Luego, comparta esta lista con los miembros de su equipo, invitándolos a comentar y compartir cualquier comentario o sugerencia que puedan tener.

Esto los animará a venir a la reunión con sus propias ideas y puntos de conversación, manteniéndolos comprometidos.

2. Presente a todos desde el principio

Si todos en la reunión ya se conocen bien, puede omitir este paso. Sin embargo, si hay algunos participantes que no están familiarizados con los demás, asegúrese de presentar a todos los asistentes.

También puede ser útil pedirle a su equipo que se anuncie antes de hablar (es decir, «Hola, aquí Steve …»). Esto es especialmente cierto si no está utilizando un componente audiovisual y solo puede ver una imagen del orador, no un video de él hablando.

3. Dedique tiempo a charlas triviales

Aunque duplicar la duración de su reunión con una pequeña charla no le dará ningún punto con su equipo, es importante dedicar unos minutos para una conversación informal.

Es mejor hacerlo antes de que comience la reunión real para que desarrolle el sentido de camaradería necesario para un trabajo en equipo eficaz.

A nadie le gusta que le hablen como si sus pensamientos y sentimientos no importaran. Haga que su equipo se sienta apreciado preguntando sobre su día o comentando sobre una pieza de decoración en su oficina en casa.

Algo tan simple como preguntarles a todos sobre lo más destacado de la semana puede generar una conversación divertida. Esto ayudará a que todos puedan entrar en la reunión sintiéndose felices y motivados.

4. Delegar funciones a los participantes

Una de las formas más efectivas de crear reuniones de equipo atractivas para los empleados remotos es asegurarse de que todos tengan un papel en la reunión. En lugar de encargarse de todo usted mismo y solo pedirle a todos los demás que escuchen, asigne a cada persona un título durante la reunión, como cronometrador, escriba y facilitador.

Si su empresa requiere que estas reuniones se realicen con frecuencia, cambie el rol de cada persona cada vez. Esto se hace mejor en un formato de lotería o juego para hacerlo más divertido y fomentar la participación.

5. Pida a todos que participen

Nuevamente, el objetivo de su reunión debe ser tener una conversación productiva, no hablar con su equipo durante toda la conferencia. Para evitar crear este tipo de ambiente, pida a todos en la reunión que participen. Todos los involucrados deben sentir que sus contribuciones son necesarias y apreciadas.

Tenga algunos ganchos preparados de antemano para promover la conversación, como preguntar sobre una parte favorita y menos favorita, o qué cambiarían sobre el proyecto si pudieran.

6. Sea atractivo

Este es el punto más obvio y el más difícil de dominar. Al final del día, si su presentación es aburrida, su reunión será aburrida, sin importar cuán conectado se sienta su equipo.

Siempre habrá partes de una reunión de la oficina que serán algo poco interesantes, pero puede hacer que la mayor parte de sus reuniones sea mucho más atractiva con unos pocos ajustes simples. Como comentamos anteriormente, la conversación debe mantenerse lo más interactiva y animada posible.

Además, cree su presentación con buenos elementos visuales, incluido el contenido de imagen y video, en lugar de una pared de texto. También debe tener algunas tradiciones divertidas de reuniones en las que todos participen en algún momento durante la conferencia.

Por ejemplo, puede comenzar cada reunión con música cursi. Pídale a cada miembro del equipo que comparta su canción cursi favorita y haga una lista de reproducción, luego toque una canción o dos antes de que comience la charla. También puede tomar breves descansos para estirarse fácilmente en el escritorio como equipo.

Mejore su empresa aprendiendo a involucrar a los participantes de reuniones remotas

Aunque operar de forma remota conlleva una gran cantidad de beneficios tanto para los propietarios de empresas como para los empleados, al igual que con cualquier estrategia operativa, también existen ciertos desafíos. Desarrollar un sentido de camaradería entre su equipo y mantener a todos en la tarea durante las reuniones son dos de los más importantes.

Afortunadamente, si sabe cómo involucrar a los participantes de reuniones remotas, puede abordar ambos problemas de frente y, como resultado, mejorar su empresa.

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Fuente: startupguys.net

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