Soluciones ingeniosas que resolverán su problema de gestión de documentos


Ya sea que dirija su propio negocio, trabaje desde casa o trabaje en una oficina ajetreada, sabrá lo importante que es el archivo y almacenamiento de documentos, y la rapidez con la que el problema puede salirse de control y salirse de control.

Tener documentos por todas partes en un desorden desorganizado seguramente conducirá al caos, especialmente cuando se trata de encontrar todos los documentos importantes que necesita con urgencia.

Por lo tanto, antes de que se produzca el caos, organice y archive sus documentos de tal manera que usted y sus colegas puedan acceder rápida y fácilmente a los documentos y archivos que necesitan, ya que no hay nada peor que luchar para encontrar algo que debería ser rápido y fácil de encontrar. .

Por qué es importante la gestión y el almacenamiento de documentos

Los entornos de trabajo productivos requieren sistemas eficientes y efectivos para garantizar que el trabajo se complete a tiempo y dentro del presupuesto, esto es aplicable a cualquier entorno de trabajo.

Si está trabajando en un equipo y todos necesitan un acceso compartido, seguro y protegido a los documentos, es muy importante que todos los documentos estén bien gestionados y organizados. Si almacena datos e información de clientes, debe estar seguro y protegido.

No poder encontrar documentos cuando los necesita puede ser perjudicial para cualquier equipo, especialmente para los equipos que trabajan de forma remota.

No garantizar la seguridad de los documentos puede ser perjudicial para una empresa, ya que es un requisito legal que cualquier información que guarde o sobre un cliente esté segura en cualquier momento.

Es necesario un acceso fácil y rápido para garantizar que los equipos puedan trabajar de manera productiva y eficiente incluso si tienen su sede en todo el país o el mundo.

Los diferentes miembros del equipo pueden necesitar documentos varias o más veces, por lo que es esencial que se ofrezca acceso ilimitado a los empleados.

Cómo organizar sus documentos

Todo esto se reduce a preferencias personales y comerciales. Lo principal es que cualquier sistema que introduzca o implemente se convierta en el estándar en su lugar de trabajo.

Si no existe un enfoque estándar o consistente, los colegas y otros empleados tendrán dificultades para mantener el sistema, lo que conducirá al caos total. Ya sea que elija organizar los datos y documentos alfabéticamente o por fecha, debe asegurarse de ser coherente con su enfoque.

Una vez que sus documentos están organizados, necesita mantener el sistema que ha implementado, aquí es donde es tan fácil equivocarse, especialmente si tiene varios miembros del equipo accediendo y utilizando constantemente la instalación de almacenamiento.

Para asegurarse de que su sistema se mantenga organizado, es aconsejable fomentar el buen comportamiento, esto puede parecer trivial, pero si un miembro del equipo no almacena los documentos correctamente, todo el sistema se volverá inviable.

Entonces, con esto en mente, es aconsejable alentar a todos los miembros de su equipo a que dediquen unos minutos cada día a asegurarse de que presenten sus documentos en las ubicaciones correctas, que revisen la ortografía de sus documentos y se aseguren de que siempre sigan su nueva presentación. directrices para garantizar que el sistema en su lugar se mantenga en buen estado y eficiente.

Dedicar unos minutos al día a mantener archivos y documentos es un tiempo realmente bien invertido, ya que le asegurará que no tendrá que pasar incontables horas de su tiempo revisando y clasificando de nuevo en un futuro próximo.

Los aspectos positivos de la gestión y el almacenamiento de documentos en línea

Las plataformas en línea y las soluciones de almacenamiento permiten una flexibilidad que es esencial dentro de un equipo, especialmente si todos los miembros de su equipo trabajan de forma remota.

Un servicio en línea como ContractHound le permite almacenar documentos en línea, organizarlos y editarlos sobre la marcha. Los servicios en línea permiten que todos los miembros de un equipo o empresa tengan acceso a los documentos, lo que garantiza que su empresa y sus equipos no se queden atrás como resultado de un sistema de almacenamiento que no funciona, es improductivo y no funciona.

archivador

Las desventajas del almacenamiento en papel sin conexión

El papel ocupa mucho espacio y, de manera realista, ¿tiene espacio de sobra?

¿Cuánto tiempo necesita conservar los archivos y cuánto tiempo debe conservar los registros?

Las respuestas probablemente lo dejarán buscando soluciones en línea. El valor de los documentos de un año ocupa suficiente espacio. Y mucho menos diez años más el valor del papeleo.

El almacenamiento en papel antiguo ciertamente ocupa espacio y tiempo y lleva más tiempo organizar y clasificar el papeleo, inicialmente que cuando se almacena en línea, y por supuesto, las soluciones en línea se pueden compartir rápida y fácilmente a través de una plataforma en línea. que las versiones en papel no pueden.

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Fuente: startupguys.net

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