Viajar se está convirtiendo cada vez más en una parte esencial de las operaciones comerciales. A medida que el gasto en viajes sigue aumentando, también lo hacen los precios de todo, desde hoteles hasta vuelos y transporte.

No importa el tamaño de su empresa, viajar económicamente no tiene por qué ser un desafío. Hay formas de reducir costos de manera eficiente mientras disfruta de tantas comodidades en un viaje de negocios.

Hemos compilado la guía perfecta para ayudarlo a ahorrar dinero en su próximo viaje de negocios.

Hoy en día, los viajes corporativos no solo están asociados con las grandes empresas, las pequeñas y medianas empresas también están haciendo viajes de este tipo para hacer crecer su negocio.

Las investigaciones sugieren que el costo de los viajes de negocios aumenta constantemente. Con el aumento de los precios de los hoteles, la comida y el transporte en todas partes, financiar viajes de negocios puede ser un desafío, especialmente para los propietarios de pequeñas y medianas empresas.

Si está buscando reducir sus gastos de viaje, comience por planificar todo y estar atento a los recursos. Echemos un vistazo a algunas de las formas en que puede ahorrar dinero en sus próximos viajes de negocios.

1. Invierta en un software de gestión de viajes

El software de gestión de viajes es una ventanilla única para gestionar todas sus necesidades de viaje. Son plataformas especializadas que reservan viajes de negocios, los gestionan y mantienen registros de viajes anteriores.

También automatizan sus políticas de viajes corporativos para usted.

Si está buscando una opción eficiente y asequible, elija el software de gestión de viajes de TravelPerk que ofrece funciones premium para ayudarlo a realizar un seguimiento de sus gastos en un viaje.

TravelPerk también ofrece software gratuito para empresas que buscan una herramienta de calidad para ayudar con sus viajes sin el costo adicional.

Además de reservar y gestionar sus viajes, su software de gestión de viajes también se ocupa de las políticas de viajes corporativas. Le permite personalizarlos según sus necesidades.

Además, todos tienen acceso a ellos, lo que ayuda a la gerencia y al personal a estar en sintonía con respecto a las reglas existentes y los nuevos cambios.

2. Establezca las reglas rectas

Aunque es recomendable tener una política de viajes corporativa, ha habido un aumento en las reservas fuera de la política. Alrededor del 50% de las empresas no tienen ningún tipo de política para las reservas móviles cuando se está convirtiendo rápidamente en la forma más utilizada para reservar viajes.

Una de las formas más efectivas de ahorrar dinero en viajes, a largo plazo, es cumplir con las reglas y regulaciones que lo rodean.

Cree un marco de políticas si no tiene uno, modifíquelo para asegurarse de que cubra todos los aspectos si ya lo tiene. Revise las reglas adicionales para ver qué funciona mejor para usted.

A) Simplificar las políticas

Las políticas a menudo no se leen porque son engorrosas y difíciles de leer. Debe esforzarse por simplificar sus políticas para una mejor comprensión. Deben ser legibles, prácticos y estar disponibles para todos los empleados.

Cuando la póliza está disponible para todos los empleados, reduce enormemente las posibilidades de reservas fuera de la póliza. Asegúrese de ser específico en la política, incluido todo, desde las reservas de vuelos hasta los gastos de hotel y el transporte local.

Obtenga los fundamentos correctos, defina claramente los procedimientos de aprobación y las pautas con respecto al gasto. Invite a sus empleados a aportar sugerencias para mejorarlo.

B) Establecer una asignación para alimentos y transporte

En lugar de establecer una estructura de asignación rígida para los gastos de comida y transporte, intente ser flexible en ella. Darles a los empleados control sobre el gasto excesivo en un viaje le ayuda a ahorrar mejor.

Entonces, en lugar de establecer una asignación por comida o por viaje, la configura para un día completo o incluso para todo el viaje.

Cómo lo gastan depende de ellos. Primero, les hace tomar sus propias decisiones, mejorando su disfrute del viaje. En segundo lugar, les muestra que no los está microgestionando.

Que confíe en ellos para gastar sabiamente en un viaje de negocios.

3. Controle los gastos

Una vez que se haya realizado la planificación previa, es hora de entrar en el proceso real de gestión de sus viajes. La clave es estar atento a las tendencias de viajes y las ofertas que puede aprovechar.

Incluso puede pedirles a sus empleados que lo mantengan informado sobre los programas de recompensas que puede aprovechar.

A) Transporte

Como las aerolíneas pueden asumir una buena parte de los gastos de viaje, debe buscar formas de minimizar los gastos.

En primer lugar, determine si un viaje necesita transporte aéreo o no. En muchos casos, los modos de transporte alternativos, como los ferrocarriles, el transporte público, los taxis o los vehículos personales de los empleados, funcionan igual de bien.

De hecho, pueden ser más factibles para una distancia más corta.

En caso de que sea necesario viajar en avión, intente reservar sus boletos con anticipación. Reservar un vuelo con 8 días de anticipación puede ayudarlo a ahorrar hasta $ 148 en un boleto. El uso de motores de búsqueda también puede ayudarlo a conseguir ofertas económicas.

Lea atentamente las reglas y regulaciones de los boletos para saber cuál es la aerolínea adecuada para usted. Esto le ayuda a evitar el gasto innecesario de las tarifas de las aerolíneas. Como regla general, viaje ligero todo el tiempo para ahorrar en gastos innecesarios.

El estacionamiento en el aeropuerto es otro tipo de gasto que se puede evitar fácilmente. Simplemente tome un taxi hasta el aeropuerto y evite las altas tarifas de estacionamiento del aeropuerto.

B) Hoteles

Al reservar hoteles, intente buscar ofertas de paquetes. Dichos acuerdos pueden cubrir el alquiler de transporte o las comidas junto con la estadía en el hotel, lo que le ahorrará la molestia de pagar esos otros gastos individualmente.

Es posible que tampoco tenga que reservar un hotel de 5 estrellas. Una habitación sencilla en un hotel moderado funciona bien siempre que el servicio del hotel sea adecuado. Las cadenas hoteleras (y aerolíneas) a menudo ofrecen programas de recompensas para clientes frecuentes.

Si elige la misma cadena de hoteles cada vez, podrá obtener algunas estancias y vuelos gratuitos la próxima vez. Puede que no le ahorre mucho, pero sigue siendo un gran ahorro para sus gastos de viaje, especialmente si es una empresa más pequeña.

C) Transporte local

Busque ofertas que cubran el transporte terrestre junto con pasajes aéreos o estadías en hoteles. Combinarlos con cualquiera de los dos te ayudará a ahorrar más en lugar de reservar un auto de alquiler nuevo cada vez.

También puede buscar alquileres baratos a nivel local si tiene algo de tiempo. Preguntar puede ayudarte a encontrar algunos.

También tiene la opción de optar por servicios como Uber y Lyft que le permiten compartir gastos. Si se siente cómodo con él, incluso puede ir a compartir el automóvil. Piense en ello como una oportunidad para conocer e interactuar con gente nueva.

D) Comidas

Como se mencionó anteriormente, dar a los empleados la libertad de gastar según su deseo en un recorrido corporativo es la opción más inteligente. Además, busque opciones que puedan ayudarlo a ahorrar en comidas.

La mayoría de los hoteles tienen sus propios restaurantes que ofrecen comidas que a menudo son más baratas que las que se ofrecen en los restaurantes al aire libre.

Una opción más barata es buscar platos locales. No solo son baratos, sino que también te ofrecen una nueva experiencia.

Si entretiene a un cliente, es posible que desee ir a un restaurante más caro que simplemente el de su hotel. En ese caso, hojee el menú de antemano para saber qué pedir que se ajuste a su presupuesto.

4. Tenga cuidado con los gastos adicionales

Puede planificar ampliamente su viaje, eligiendo las opciones más económicas en todo momento y, sin embargo, encontrarse con una factura exorbitante al final si no se protege contra los gastos «adicionales».

La investigación realizada por Concur reveló que el precio básico del boleto de un vuelo sigue siendo el mismo más o menos, son los gastos adicionales, como las tarifas de equipaje, las actualizaciones de asientos y las comidas durante el vuelo, los que realmente se suman a la factura total.

Por lo tanto, tenga cuidado con estos gastos cobrados como cargos ocultos en su factura.

Lo mismo se aplica a los alojamientos en hoteles. Los cargos adicionales como wifi y estacionamiento pueden costarle innecesariamente.

Siempre puede negarse a utilizar el servicio de Internet del hotel y simplemente utilizar el de su teléfono inteligente.

Por el contrario, el uso de opciones de pago que le otorgan recompensas y puntos de bonificación para gastar en viajes puede resultar una gran ayuda en sus viajes. Esto es especialmente útil si realiza viajes de negocios con frecuencia.

Muchas tarjetas de crédito y métodos de pago UPI ofrecen lucrativas recompensas que pueden resultar útiles al reservar un hotel o un vuelo.

5. Planifique con anticipación

Algunos de los viajes más costosos, de negocios o no, siempre serán los que sucedan en el último minuto. Por lo tanto, la regla de oro para ahorrar dinero mientras viaja por negocios es simplemente planificar con anticipación.

Le ayuda a mantenerse a la vanguardia, conseguir las mejores ofertas y prepararse ampliamente. También tiene tiempo para estimar el presupuesto de un viaje y medir cuánto viaje puede pagar en un período de tiempo, digamos, un año calendario.

Conclusión

Los últimos años han visto el auge de las videoconferencias en lugar de los viajes físicos. De hecho, son una gran opción, especialmente para las pequeñas empresas. Aunque a veces, las reuniones presenciales y los viajes físicos son esenciales.

En lugar de perder oportunidades comerciales debido a los altos costos de viaje, intente reducir los gastos planificando sabiamente. El software de gestión de viajes le ayudará a gestionar sus viajes con facilidad.

Háganos saber en la sección de comentarios qué consejos y trucos utiliza para ahorrar dinero en sus viajes de negocios.

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