7 consejos para organizar eventos virtuales para pequeñas empresas

¿Quiere saber cómo organizar eventos virtuales para su empresa?

A partir de ahora, alrededor del 73% de los planificadores pudieron integrar sus eventos en plataformas digitales con éxito. No dejes que tu productividad disminuya uniéndote a una plataforma de eventos virtuales. Con eso, aún puede realizar reuniones de equipo regulares y comenzar a hablar con trabajadores remotos.

¡Comience a organizar eventos virtuales para mantenerse en la cima de su competencia! Siga leyendo para descubrir siete consejos que debe tener en cuenta al organizar eventos virtuales.

1. Establezca su público objetivo

Al igual que con las reuniones regulares del equipo, la organización de eventos virtuales comienza con saber quién asistirá al evento. Le ayuda a determinar los tipos de actividades, la duración y la plataforma que utilizará.

Antes de comenzar a planificar, hágase la siguiente pregunta:

¿Con quién quiero hablar?
¿Qué es lo que más necesitan?
¿Qué puedo compartir con ellos?
¿Cuáles son los comportamientos comunes de estos grupos de personas?
¿Quiénes y cuántos asistirán?

Comprender las características de su audiencia lo ayudará a crear un evento virtual apropiado. Las audiencias juveniles significarán asistentes expertos en tecnología, por lo que puede optar por un servidor de alojamiento más avanzado. Por otro lado, una audiencia de mediana edad significará un socio de alojamiento menos complejo.

Venga siempre preparado para los diferentes tipos de audiencia. Aunque haber establecido un público objetivo no significa que solo debas limitar tus eventos a ellos. Puede que vengan visitantes curiosos para comprobar cómo está su empresa.

Por ejemplo, está planificando un evento para especialistas en marketing experimentados. No espere que su público sea el que ha establecido. Además de los aspirantes a comercializadores y los principiantes, incluso los propietarios de negocios pueden unirse.

Como tal, establezca un límite al número de audiencias. Si tiene demasiados visitantes, es probable que no tenga tiempo ni recursos para atender a todos.

2. Establezca una fecha, hora y duración adecuadas

Los eventos virtuales que van más allá de los 90 minutos probablemente perderán el interés de sus asistentes. Cuando programe eventos virtuales, trate de no exceder una hora para que la duración no sea una carga excesiva. Sin embargo, intente agregar 10 minutos adicionales para asegurarse de poder terminar la conversación.

También es mejor establecer una fecha y hora que sea más conveniente para su audiencia. Elija el día y la hora en que estén menos ocupados y, si es posible, evite programar los fines de semana. Aunque los fines de semana parecen ideales, es el momento en que muchas personas quieren relajarse del trabajo.

3. Elija un anfitrión de eventos virtual adecuado

Ahora que ha establecido el qué, quién y cuándo, es el momento de decidir dónde realizar su evento. Cuando busque una plataforma de eventos virtuales, considere los pros y los contras consultando sus reseñas y calificaciones.

Toma nota de las características que ofrece la plataforma de eventos virtuales. ¿Tiene capacidad de levantamiento y registro? ¿Cuántas personas pueden asistir a un evento cuando opta por sus servicios y a qué precio?

Es probable que sus asistentes usen sus teléfonos inteligentes móviles para asistir a su evento. Venga preparado y elija una plataforma que admita actividades interactivas para dispositivos móviles.

Una vez que haya elegido, pruébelo y pruebe todas las funciones disponibles para asegurarse de obtener lo que pagó. Si necesita más información sobre plataformas de eventos virtuales, especialmente sobre eventos híbridos, obtenga más información aquí.

4. Establezca actividades atractivas al realizar eventos virtuales

La clave para mantener a tu audiencia interesada en crear un evento con un formato atractivo. Por ejemplo, puede tener un «Q y A» en lugar del orador tradicional de una persona. Esto hará que su audiencia se sienta más involucrada y despertará su interés para continuar.

Haga que hablar con trabajadores remotos sea divertido insertando un cuestionario emergente o creando una encuesta en el evento. Si tiene un presupuesto adicional, puede optar por usar precios y obsequios para mantenerlos comprometidos.

Si la plataforma elegida tiene un chatbox, utilícelo para interactuar con su audiencia y llamar su atención. Pida a sus asistentes que compartan sus opiniones y preguntas, especialmente durante una presentación.

Al usar una presentación de diapositivas, es mejor no abarrotar la diapositiva con textos y concentrarse en las imágenes, como fotos o videos cortos. Asegúrese de usar una fuente y un tamaño legibles para que incluso aquellos que usan pantallas de bolsillo comprendan la presentación.

5. Divida los eventos largos en partes pequeñas

Independientemente del tipo de evento que esté planificando, es mejor que su programa sea breve. En este sentido, divida los eventos largos en partes pequeñas mediante la programación. Por ejemplo, puede tomar los capítulos 1 y 2 dentro de una hora del jueves y las otras partes al día siguiente.

Seleccione puntos importantes en lugar de temas generales cuando elija temas para las reuniones. Evite hablar sobre temas que puedan investigar y centrarse en hechos o temas interesantes.

Por ejemplo, si su público es un amante de las mascotas, concéntrese en un animal a la vez. Comparta conocimientos poco comunes al respecto, ya que esto le ayudará a mantener a su audiencia atenta.

6. Utilice Digital World para promocionar su evento

El mundo digital ofrece un sinfín de oportunidades que puede utilizar para promocionar el evento virtual que organiza. Crea una invitación virtual que puedas publicar en diferentes plataformas de redes sociales.

También puede optar por escribir un artículo de blog y publicarlo en su sitio web para aumentar la asistencia. También puede optar por enviar invitaciones por correo electrónico a organizaciones relacionadas con su tema.

Por ejemplo, planea discutir estrategias de marketing. Puede enviar invitaciones a una escuela que pueda compartir la información con sus alumnos.

7. Realice al menos 2 simulacros al realizar eventos virtuales

Por lo general, un ensayo se realiza una vez antes del evento, pero recomendamos realizar un ensayo al menos dos veces. ¿Por qué dos veces?

Si tuviera que realizar una prueba antes del evento, probablemente tendría que acelerar las cosas para solucionar un problema debido a la falta de tiempo. ¿Qué sucede cuando la reparación necesaria para solucionar un problema necesita uno o dos días?

Realizar un ensayo cinco días antes del evento le dará tiempo suficiente para solucionar los problemas. Ejecutar otra prueba un día antes del evento asegurará aún más que el evento fluya sin problemas.

Durante los ensayos, asegúrese de que las diapositivas de presentación y el equipo estén en orden. Evalúe el fondo para asegurarse de que no haya ruidos molestos durante el evento.

Palabras de despedida

Cuando organice eventos virtuales, haga que el evento sea breve, conciso y atractivo para la audiencia. Tenga cuidado de no hacer que el evento sea demasiado llamativo.

Trate de mantener el programa simple pero interesante con actividades para romper el hielo y otras actividades divertidas. ¡Antes del evento virtual oficial, practica, practica y practica!

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