Ingrese al mundo del trabajo virtual: la incorporación remota


El tema del trabajo a distancia se ha debatido ampliamente durante años. A primera vista, los empleadores habían pensado que era ineficiente e improductivo, pero las aplicaciones de la vida real mostraron resultados significativos.

Muy pronto, ya no importaba si estaba a favor o en contra de la idea del trabajo remoto; 2020 nos ha obligado a todos a entrar en el mundo virtual del trabajo remoto. Como si eso no fuera lo suficientemente difícil por sí solo, los empleadores de todo el mundo se encontraron con una tarea aún más desafiante: dar la bienvenida a sus nuevos empleados de forma remota.

En la superficie, el proceso de incorporación remota funciona de manera similar a como lo haría un empleado típico. Es la fase en la que los empleadores dan la bienvenida a sus nuevos empleados, les presentan sus responsabilidades laborales, el equipo y la cultura y los valores de la empresa.

El único inconveniente es que el proceso se realiza de forma virtual. Eso finalmente obligó a los empleadores a idear formas más eficientes de dar la bienvenida a sus nuevos empleados sin interactuar físicamente con ellos.

Si también está a punto de ingresar al mundo del trabajo virtual, aquí encontrará todo lo que necesita saber para llevar a cabo un proceso de incorporación remota eficaz.

La diferencia entre la incorporación remota y la orientación

Antes de sumergirnos en las mejores prácticas de incorporación remota, es importante señalar la diferencia entre incorporación y orientación. En pocas palabras, la orientación es un evento de un día durante el cual los nuevos empleados son bienvenidos a bordo.

Permite a los nuevos empleados comprender los valores, la misión, la historia, la estructura y la cultura de la empresa mientras interactúan con otros empleados. También suele ser el día en que los nuevos empleados se familiarizan con las reglas, los protocolos y el código de conducta de la empresa.

Mientras tanto, el proceso de incorporación se extiende a lo largo de un período más extenso y se divide en una serie de eventos. El propósito del proceso de incorporación es facilitar que las nuevas contrataciones asuman sus funciones designadas.

Puede durar entre 2 y 3 semanas, según la complejidad de los puestos que ocuparán. Durante este período, los nuevos empleados recibirán capacitación, pequeñas asignaciones, orientación y comentarios hasta que estén bien calificados para realizar su trabajo según sea necesario.

Al final del proceso de incorporación, el nuevo empleado debe sentirse parte del equipo y que pertenece a la empresa.

Prácticas recomendadas para la incorporación remota

Aunque la incorporación remota puede ser bastante desafiante, puede hacer que el proceso sea mucho más eficiente, tanto para usted como para los nuevos empleados, siguiendo algunos consejos y trucos.

Estas son algunas de las mejores prácticas que siguen los empleadores de todo el mundo durante sus procesos de incorporación remota.

1. Planifique el cronograma de incorporación

Ya sea que se vea obligado a trabajar de forma remota de la nada, o si desea disfrutar de los beneficios que conlleva trabajar desde casa, deberá diseñar un plan para su proceso de incorporación remota rápidamente.

Querrá enumerar todo lo que debería suceder durante el proceso de incorporación tradicional: la orientación, el papeleo, la capacitación, los ejercicios de formación de equipos, las asignaciones y los seguimientos. Si está contratando para más de un puesto, debe desarrollar un plan para cada puesto.

Una vez que haya enumerado los eventos, deberá estudiar la mejor manera de llevarlos a cabo en el entorno de trabajo remoto.

Debe experimentar con varios programas y herramientas y reducirlos a los más eficientes antes de presentarlos a su equipo. También debe revisar su programa de orientación inicial y hacerlo más relevante para el nuevo proceso.

Por ejemplo, si está acostumbrado a hablar sobre las pausas para el almuerzo, el transporte, las regulaciones sobre alimentos y bebidas o cualquier otro elemento relacionado con el trabajo en una oficina física, deberá eliminarlos del programa.

Mientras tanto, agregará temas que sean más relevantes para el trabajo remoto.

2. Automatice el papeleo

Ya sea que esté acostumbrado a finalizar el papeleo el primer día de orientación o durante la primera semana de trabajo, eso tendrá que cambiar una vez que aplique la incorporación remota.

No es práctico obligar a los nuevos empleados a visitar su sede en un trabajo remoto, lo que también puede no ser posible debido a las restricciones de COVID-19. Es por eso que deberá buscar programas de incorporación que puedan automatizar el papeleo necesario para que los nuevos empleados comiencen a trabajar con usted.

El mayor problema al que se enfrentará será la automatización de las partes del papeleo que requieren interacciones físicas e inspección, a saber, la Sección 2 del Formulario I-9. Por lo general, los documentos de la Sección 2 requieren la presencia física del empleado.

Anteriormente, se requería que el empleador inspeccionara los documentos en persona y no se aprobó su revisión remota. Afortunadamente, ese ya no es el caso.

Aquí podrá obtener una solución I-9 100% remota a través de la cual sus nuevos empleados pueden completar sus trámites de manera más eficiente. Esta solución que cumple con las normas federales les permite seleccionar un representante autorizado para inspeccionar sus documentos sin visitar la oficina en persona.

3. Resuelva la tecnología lo antes posible

En entornos de trabajo estándar, la configuración de la tecnología y el equipo ocurre tan pronto como se designa al nuevo empleado como un escritorio individual. Sin embargo, la distancia física impuesta en el trabajo remoto puede complicar un poco este proceso.

Los nuevos empleados pueden comenzar a trabajar con sus computadoras portátiles o PC hasta que obtengan el equipo que necesitan; sin embargo, debe tener un plan listo para eliminar el tiempo de inactividad.

Asegúrese de resolver su estrategia de envío para enviar a los nuevos empleados el equipo necesario a tiempo. Es mejor configurar el equipo de antemano para que los nuevos empleados puedan instalar el software y los programas necesarios una vez que ingresen sus credenciales.

En caso de que vayan a utilizar su equipo, es fundamental explicarles los protocolos de seguridad y configuración que deben seguir mientras trabajan. Por lo general, designará a un gerente de contratación para que se mantenga conectado con ellos por teléfono y los guíe a través del proceso de configuración.

4. Describe tus valores y cultura

Uno de los principales objetivos del proceso de incorporación es que los nuevos empleados se familiaricen con su empresa.

La incorporación incluye explicar la estructura organizacional, resaltar sus responsabilidades laborales y presentarlos a sus compañeros de equipo, pero quizás lo más importante para discutir sean los valores y la cultura laboral de su empresa.

Alrededor del 70% de los profesionales confesaron que dejarían totalmente una gran empresa si su cultura laboral fuera mala. El 71% llegó a admitir que estaría dispuesto a aceptar un salario más bajo para trabajar en una empresa que comparte la ética laboral, los valores y la misión en la que creen.

Esbozar la cultura y los valores de su empresa lo beneficiará tanto a usted como a los nuevos empleados en muchos niveles. Es la mejor manera de aumentar sus niveles de entusiasmo y al mismo tiempo hacerles saber qué esperar a lo largo de su viaje contigo.

También establece las reglas básicas para la comunicación, para que todos estén en pie de igualdad.

5.Asegúrese de adaptarse a la nueva contratación

Unirse a un nuevo lugar de trabajo suele ser una experiencia estresante para la mayoría de las personas. Los nuevos empleados a menudo sienten que se entrometen en los empleados existentes.

Tendrían problemas para hacer nuevos amigos y familiarizarse con la cultura laboral en un entorno laboral normal, y eso hace que el trabajo remoto sea aún más estresante. Con la ausencia de interacciones normales y pequeñas oportunidades de networking, los nuevos empleados pueden sentirse fuera de lugar por un período imprevisible. Es por eso que tendrá que hacer un esfuerzo adicional para que se sientan como en casa.

Dado que no podrá promover la formación de equipos durante los almuerzos, cenas u otros eventos de networking, deberá idear actividades para romper el hielo que pueda implementar de forma remota.

Además, no tendrá la oportunidad de pasar por su escritorio para ver cómo están cada pocas horas, por lo que debe tomar nota de verificarlos por correo electrónico o chatear cada pocas horas. Sea claro en los canales de comunicación oficiales y no oficiales y asegúrese de que estén familiarizados con los programas de su elección.

6. Asigne un gerente de contratación y un amigo designado para cada nueva contratación

Solo puede hacer mucho por su cuenta. Nadie espera que estés rondando a los nuevos empleados las 24 horas del día, los 7 días de la semana, pero tampoco deben quedarse solos.

La mejor manera de acomodarlos por completo es asignar un gerente de contratación a cada una de las nuevas contrataciones, así como un amigo designado.

El gerente de contratación supervisará su trabajo, explicará los procedimientos, evaluará su progreso y les enseñará los aspectos básicos de su función. En resumen, harán lo que los gerentes siempre han hecho. Es la forma en que hacen su trabajo, lo que variará significativamente.

Comenzarán el proceso de incorporación antes del primer día de trabajo; Darán la bienvenida a los nuevos empleados con un correo electrónico de celebración, alertarán al equipo sobre los nuevos compañeros de equipo, les darán la bienvenida a los canales de trabajo oficiales y se coordinarán con el departamento de TI con respecto al equipo y los programas de software. A cada nuevo empleado se le asignará un compañero designado.

Mientras tanto, un amigo designado es otro empleado que será responsable de entablar amistad con el nuevo empleado. Prácticamente pasarán el rato durante los descansos, compartirán consejos y los guiarán sobre cómo funcionan las cosas en su empresa.

7. Involucre a sus nuevos empleados

Además de brindar a cada nuevo empleado la atención que necesita a nivel individual, es importante involucrarlos también con todo el equipo. Asegúrese de utilizar las salas de reuniones en medio de las videoconferencias y practique sus habilidades de presentación para las sesiones de videoconferencia.

Deberá compensar la falta de interacciones físicas volviéndose más animado en sus discusiones. Practique mirando a la cámara, entrene su lenguaje corporal, gestos con las manos y expresiones faciales, y proponga temas divertidos para discutir durante los descansos.

Sin embargo, para poder concentrarse en la presentación por completo, deberá delegar el trabajo de TI a otro gerente.

Además, permita que los nuevos empleados se conozcan. Puede asignar nuevas contrataciones juntas en salas de grupos de trabajo para que puedan comenzar a trabajar en red.

Muchas empresas se centran en presentar a las nuevas contrataciones a los compañeros de equipo existentes, pero existe un sentido de camaradería que solo se puede desarrollar entre las nuevas contrataciones.

8. Siempre pida comentarios

Al final de cada día, asegúrese de consultar a las nuevas contrataciones y ver cómo ha ido su día. Ya sea que les dé una encuesta para que la llenen o les pregunte verbalmente, asegúrese de recibir sus comentarios, responder a sus preguntas y asegurarles sus inquietudes.

Es posible que tengan preguntas sin respuesta o que se hayan enfrentado a un problema con el proceso remoto, así que asegúrese de escuchar lo que tienen que decir. Lo más importante es hacer un esfuerzo por abordar sus comentarios y considerarlos. Lo peor que puede pasar es pedir su opinión, solo para ignorarla.

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Los desafíos de la incorporación remota

La forma en que se sientan sus nuevos empleados después de su incorporación les dejará una impresión eterna. Si logra implementar un proceso útil y exitoso, se asegurará de mejorar su tasa de retención, productividad y rentabilidad general.

Un estudio mostró que las empresas que han optimizado su proceso de incorporación habían experimentado un crecimiento de ingresos del 250% y un margen de beneficio del 190% en comparación con aquellas con procesos de incorporación deficientes.

Dicho esto, implementar una estrategia de incorporación exitosa no es una tarea fácil, y cambiar al mundo virtual crea aún más desafíos. Deberá encontrar una manera de lograr el propósito de la incorporación mientras reemplaza el lugar de trabajo físico con videoconferencias, chats y otros canales de comunicación.

Mientras tanto, debe ponerse en el lugar del nuevo empleado y asegurarse de que no estén sobrecargados con información y reglas. Quizás un desafío aún más significativo es lograr conectarse con ellos a un nivel emocional, lo que puede ser un desafío desde detrás de las pantallas y con millas en el medio.

El proceso de incorporación, en general, exige mucha planificación y esfuerzo por parte de los gerentes.

Los gerentes deben hacer que los nuevos empleados se sientan bienvenidos y apreciados, por lo que dan un paso más para establecer un programa de incorporación y perfeccionar cada evento. Sin embargo, el propósito de la incorporación remota sigue siendo el mismo, el «cómo» cambia significativamente.

Deberá ajustar sus procesos para que encajen en el marco de trabajo virtual y dar la bienvenida a sus nuevos empleados a medida que las tendencias cambian junto con los tiempos cambiantes. Puede ser difícil, pero ciertamente vale la pena el esfuerzo; experimentará un mejor compromiso, menores tasas de rotación y una marca de talento significativa.

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Fuente: startupguys.net

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