Conseguir un gran cliente parece que la parte difícil ha terminado. Ha sobrevivido a la presentación, al piloto, al cuestionario de seguridad y a la llamada de adquisiciones. Luego, alguien del departamento de incorporación de proveedores envía una lista de documentos y el trato se detiene silenciosamente durante seis semanas mientras usted intenta producirlos. Nadie te avisó de esta etapa porque nadie habla de ella. No son ventas, no es legal y no aparece en ningún consejo de recaudación de fondos. Es el momento en que una empresa que nunca has conocido decide si tu negocio es real.
Las empresas emergentes pierden acuerdos aquí con más frecuencia de lo que admiten, y rara vez por la razón que suponen. El producto estuvo bien. El problema fue que un equipo de cumplimiento hizo una pregunta de rutina y tardó un mes en reunir la respuesta.
Por qué las grandes empresas investigan a las pequeñas
Es útil comprender que nada de esto es personal y no es escepticismo sobre su negocio específicamente. Las grandes organizaciones deben saber a quién pagan. Las normas contra el lavado de dinero, las obligaciones de control de sanciones y los requisitos de auditoría interna convergen en la misma exigencia: antes de que el dinero se mueva, la contraparte debe ser identificada y documentada.
La persona que pregunta normalmente no está facultada para hacer excepciones. Tienen una lista de verificación, un auditor que revisará su trabajo y ningún incentivo para aprobar a un proveedor cuyo papeleo está incompleto. Los fundadores a menudo intentan resolver esto con encanto o recurriendo a un campeón interno. Rara vez funciona, porque la restricción es más de procedimiento que social.
También hay un desajuste de escala que nadie reconoce. La empresa dispone de un departamento para ello. Tiene un fundador que lo hace entre llamadas de clientes, por lo que la misma solicitud que les lleva diez minutos enviar puede tardarle tres semanas en satisfacerse.
Lo que realmente piden
La lista específica varía según la industria y el país, pero el patrón es consistente. Espere alguna combinación de prueba de que la empresa existe legalmente, evidencia de quién es su propietario, confirmación de quién está autorizado a firmar contratos en su nombre, detalles de registro fiscal, verificación de cuenta bancaria a nombre de la empresa y, cada vez más, certificados de seguro.
Dos de estos atrapan a los fundadores repetidamente. El primero es la propiedad. Si su tabla de límites se ejecuta a través de una sociedad holding, o si un inversionista inicial posee acciones a través de un vehículo, espere preguntas sobre la propiedad efectiva que quizás no pueda responder rápidamente. El segundo es la autoridad para firmar, porque la persona que negocia el acuerdo frecuentemente no es la persona que el registro enumera como autorizada para vincular a la empresa, y ese desajuste detiene los contratos en seco.
Las solicitudes también son urgentes de una manera que los fundadores no anticipan. Muchos equipos de cumplimiento no aceptan documentación de más de tres o seis meses de antigüedad, por lo que el certificado que obtuvo para una cuenta bancaria el año pasado suele ser inútil.
El problema es el formato, no la información
Aquí está la parte que más sorprende a la gente. Casi todo lo que se solicita ya es público. Los registros de empresas en la mayoría de los países desarrollados publican el nombre legal, el número de registro, la dirección, los directores y, a menudo, las cuentas. La información no está oculta. El equipo de cumplimiento no necesita la información. Es la información en un formato que pueden archivar, en un idioma que lee su auditor, certificada de una manera que sus reglas internas reconocen. Un enlace a un registro público, por muy autorizado que sea, no es algo que puedan adjuntar al expediente de un caso. Dependiendo de dónde se encuentre el cliente, esto puede significar un extracto oficial del registro, una traducción jurada, una certificación notarial y un certificado según el Convenio de La Haya que confirme que el documento es válido para su uso en el extranjero.
Por eso los fundadores califican el proceso de absurdo y, en un sentido estricto, tienen razón. Pero el requisito existe porque ninguna institución puede auditar los sistemas de otro país directamente, y el retraso es real independientemente de si la regla es sensata. Empresas que manejan documentación empresarial certificada para uso transfronterizo Observo habitualmente que el trabajo rara vez consiste en obtener un solo documento. Es saber qué combinación requiere el destino y ejecutar los pasos en paralelo en lugar de descubrirlos uno a la vez.
Qué hacer antes de necesitarlo
Los fundadores que avanzan rápidamente en la incorporación de proveedores no están mejor conectados. Se prepararon, normalmente porque se lo enseñaron en un acuerdo anterior.
Pregunta temprano. Tan pronto como parezca probable un gran acuerdo, pregúntele a su contacto qué requiere su proceso de incorporación de proveedores y solicite la lista por escrito. Esta única pregunta le permitirá ganar semanas y indica competencia más que inexperiencia.
Mantenga un paquete actualizado. Mantenga una carpeta con su certificado de registro, estructura de propiedad, junta directiva y autoridad para firmar, registros fiscales y certificados de seguro, y actualice todo lo que tenga una fecha de vencimiento cada pocos meses.
Conozca su propia estructura. Si no puede explicar su cadena de propiedad en dos frases, un responsable de cumplimiento tampoco podrá hacerlo y usted pasará quince días produciendo lo que debería haber sido inmediato.
Solucione el problema de la autoridad de firma con anticipación. Confirmar que quien firmará esté debidamente autorizado en el registro, o que exista una delegación documentada.
El punto más amplio para los fundadores
Las empresas emergentes están entrenadas para pensar que el riesgo vive en el mercado: ¿alguien querrá esto?, ¿podemos construirlo?, ¿podemos permitírnoslo? El riesgo administrativo no recibe ninguna atención y entre los lecciones operativas que los fundadores experimentados comparten, es uno de los más subestimados porque no se siente como un riesgo. Parece papeleo.
Pero un acuerdo que muere en la incorporación de un proveedor está tan muerto como uno que se pierde frente a un competidor, y es considerablemente más molesto, porque ya habías ganado. La buena noticia es que este es el problema más barato de resolver de su lista. Cuesta una tarde de preparación y una pregunta en el momento oportuno. Muy poco en el sector de la construcción de empresas ofrece esa proporción.