5 consejos para ayudar a su equipo a implementar una nueva herramienta de gestión de proyectos


La resistencia al cambio es un aspecto muy real que una organización debe tener en cuenta cuando se toma la decisión de implementar cualquier nueva herramienta o sistema.

Conseguir que su equipo de proyecto se incorpore a nuevas herramientas de gestión de proyectos o un software de gestión de proyectos completamente nuevo puede ser una tarea difícil.

La transición siempre es difícil, independientemente de la magnitud del cambio. Sin embargo, probablemente haya pasado horas haciendo demostraciones e investigando diferentes herramientas para ver cuál podría usar para deshacerse de un problema existente con la forma actual de hacer las cosas.

Pero, ¿de qué sirve invertir en un nuevo software de gestión de proyectos si su equipo no logra adaptarse a él? Es por eso que la implementación adecuada de su nueva herramienta de gestión de proyectos es más importante de lo que cree.

Si desea que el tiempo y la inversión monetaria valgan la pena, aquí hay algunos consejos a considerar para la implementación exitosa de su nueva herramienta de gestión de proyectos:

1- Tienen comoPlan de comunicación olid

Bastante básico, ¿verdad? Pero es más fácil decirlo que hacerlo. Según se informa, 57% de los proyectos fracasan debido a fallas en la comunicación. Si las prácticas de comunicación fueran perfectas en todas partes, la gestión de proyectos sería mucho más fácil. Dicho esto, el enfoque a menudo se centra en la comunicación entre el equipo y las partes interesadas / patrocinadores externos en lugar de entre los miembros del equipo.

Cuando se trata de la implementación de una nueva herramienta de gestión de proyectos, debe establecerse firmemente un plan de comunicación bien definido. Además, el liderazgo debe ser capaz de hacer que los miembros del equipo comprendan y refuercen por qué Se han elegido las nuevas herramientas.

Los problemas con el sistema / herramienta anterior deben abordarse claramente. El Gerente de Proyecto debe discutir detalladamente los pros y los contras de implementar la solución con los miembros del equipo, ya que serán ellos quienes usarán la nueva solución. Además, los equipos deben utilizar herramientas de creación rápida de prototipos para obtener información y comentarios efectivos desde el principio.

2- Proporcione una formación adecuada

Su nueva solución de PM puede presumir de ser intuitiva y, de hecho, puede tener una curva de aprendizaje baja para los usuarios que están familiarizados con ese tipo de herramienta o con versiones anteriores de la misma herramienta.

Sin embargo, esto no significa que deba omitir la capacitación para la nueva herramienta. Todos los miembros de su equipo podrían tener diferentes niveles de exposición previa a la nueva herramienta, por lo que es mejor evitar un tipo de capacitación única para todos para la herramienta de PM en cuestión.

Brinde a los miembros de su equipo la opción de recibir capacitación más allá de una capacitación formal estilo aula. También déles el tiempo suficiente para familiarizarse con la nueva herramienta y aprender a manejarla.

Revise continuamente su nivel de comodidad con el software y fomente la retroalimentación para identificar las brechas de aprendizaje que surjan.

Los comentarios de los miembros del equipo / usuarios finales no solo brindarán sugerencias útiles, sino que también lo ayudarán a evaluar qué tan bien está avanzando el proceso de implementación.

3- Abogar por el apoyo de la alta dirección

Esto se relaciona con el primer punto, la alta dirección debe tomarse el tiempo para interactuar con los miembros del equipo y asegurarles que la nueva herramienta hará las cosas más eficientes para todos los involucrados. El liderazgo debe ser un comunicador lo suficientemente bueno para demostrar al equipo cómo ellos se beneficiaría del cambio.

Varios procesos de implementación del sistema de gestión de documentos del proyecto tienden a fallar debido a que la administración superior no se compromete. No quiere que su nuevo sistema sufra la misma suerte. Consiga una alta dirección a bordo y hágalos patrocinar verdaderamente la implementación.

4- Considere la posibilidad de nombrar a un experto designado

Incluso si la nueva herramienta / sistema proporciona soporte las 24 horas del día, los 7 días de la semana, podría ser una buena idea nombrar a un experto designado para supervisar el progreso del equipo en la adaptación al nuevo sistema. No tiene que gastar innecesariamente y contratar a un experto externo. Uno de los miembros del equipo podría ser el experto designado.

Si uno de los miembros de su equipo ha demostrado aptitud para el aprendizaje rápido y la adaptación a nuevos sistemas antes, podría ser su experto residente.

Todo lo que tendría que hacer es dedicar algunas semanas de aprendizaje dedicado a través de seminarios web o tutoriales, revisar la base de conocimientos de la herramienta y otros recursos relacionados, etc. Mejor aún si su función no es de TI.

Sería mucho más fácil y conveniente para otros miembros del equipo consultar a sus compañeros de trabajo en lugar de llamar al soporte y hablar con un extraño o esperar un correo electrónico de ellos. Es más barato, más rápido y más eficiente para su organización tener uno de los suyos que supervise el uso de la nueva solución y se comunique con los miembros del equipo con respecto a su comprensión de la nueva herramienta.

5- Tener un plan de contingencia

A pesar de sus mejores esfuerzos, la implementación de la nueva solución aún puede causar serios cuellos de botella. Usted, como gerente de proyecto, debe tener planes de contingencia adecuados para superar con éxito estos cuellos de botella.

Tenga varias copias de sus datos en caso de que exista la posibilidad de pérdida de datos durante la migración al nuevo sistema. De manera similar, organice un sistema de respaldo temporal en caso de que haya un tiempo de inactividad significativo en la implementación.

Básicamente, debe tener un plan de respaldo para cualquier problema que pueda surgir con la implementación de la nueva herramienta. La eficiencia del equipo del proyecto no debería tener que sufrir demasiado para la implementación exitosa de un nuevo sistema, sin importar los beneficios que pueda conllevar.

La línea de fondo

Estos son los conceptos básicos que idealmente debería contener cualquier buen plan de implementación orientado al equipo para una nueva herramienta de gestión de proyectos. Puede haber obstáculos técnicos en el proceso de implementación, pero si se atienden estos conceptos básicos, usted y su equipo tendrán mucho más facilidad para adaptarse a los nuevos procesos y seguir el rumbo de sus proyectos.






Fuente: startupguys.net

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