El sistema de software conocido como gestión de activos digitales almacena y gestiona de forma centralizada el contenido digital. Con una solución DAM centralizada, obtiene fácil acceso a todos sus activos digitales, como imágenes, documentos, archivos de audio, archivos de video y plataformas de presentación, en un solo lugar.

Además, los sistemas DAM pueden ayudar a garantizar la consistencia de la marca y aumentar la productividad de la campaña.

También puede hacer cosas como establecer fechas de vencimiento para licencias de activos, automatizar flujos de trabajo y configurar diferentes niveles de acceso de usuarios.

Y si su DAM cuenta con análisis en la aplicación, siempre puede ver el rendimiento de sus activos creativos.

Para aprovechar al máximo su sistema de gestión de activos digitales, tome nota de las siguientes cinco mejores prácticas.

1. Aproveche el análisis integrado de su DAM

Cuando tiene un DAM que viene con capacidades analíticas integradas, como el software DAM de Brandfolder, puede acceder a una amplia variedad de datos para tomar decisiones informadas sobre su producción de activos digitales.

Con su DAM, no solo puede encontrar sus activos cuando los necesite. También puede descubrir cuándo se usó por última vez un activo individual, quién lo usó y con qué propósito se usó.

Por lo tanto, cuando llegue el momento de crear nuevos activos, puede utilizar las herramientas de análisis de su DAM para averiguar qué activos utilizan más sus equipos de marketing y ventas.

También puede auditar sus activos existentes rápidamente para identificar brechas y encontrar soluciones.

2. Aproveche las herramientas de colaboración de su DAM

En lugar de tener que comunicarse a través de flujos interminables de correos electrónicos de ida y vuelta, puede colaborar en contexto y comunicarse en tiempo real sobre cosas como el desarrollo y el uso de activos aprovechando las herramientas de colaboración de su DAM.

3. Estandarizar nombres y metaetiquetados

Una mejor práctica que las organizaciones suelen pasar por alto es estandarizar la denominación y el metaetiquetado de los activos digitales.

Cuando desarrolle un protocolo consistente y claro para categorizar sus activos y metadatos, todos podrán encontrar exactamente lo que quieren cuando lo quieren. A su vez, se puede aumentar la eficiencia y la productividad.

Eso significa hacer cosas como fechar archivos en un formato consistente y usar ciertas palabras, como un nombre de campaña, para los nombres de archivo de diferentes categorías de activos digitales.

4. Obtenga una capa de seguridad adicional mediante el uso de roles y permisos

Si su empresa tiene varias personas y departamentos que usan con frecuencia sus activos digitales, puede usar los roles y permisos de su DAM para facilitar el acceso de los usuarios autorizados a sus activos digitales.

Además, al implementar estrictos controles de acceso, obtendrá una capa adicional de seguridad.

Con funciones y permisos, puede hacer cosas como evitar que los usuarios accedan a los activos que se están desarrollando actualmente y limitar el acceso a los activos específicos de la campaña.

5. Utilice controles y alertas para evitar la infracción de derechos de autor

Al usar los controles y alertas de su DAM, puede restringir el acceso a campañas específicas.

A su vez, si usa algo como fotos de archivo con derechos administrados para una campaña de marketing, puede reducir la posibilidad de que las fotografías con derechos de autor se usen sin aprobación. Un DAM también puede alertar a los miembros del equipo sobre cosas como el vencimiento inminente de la licencia.

Por lo tanto, al asegurarse de hacer uso de las funciones de Controles y alertas de su DAM, puede evitar la infracción de los derechos de autor y tomar medidas rápidas cuando sea necesario revisar las licencias.

Resumiendo

Si desea aprovechar al máximo su software de gestión de activos digitales, asegúrese de seguir las cinco mejores prácticas anteriores.

Para recapitular, deberías:

• Aproveche el análisis integrado de su DAM.
• Aproveche las herramientas de colaboración de su DAM.
• Estandarizar Naming y Meta-tagging.
• Obtenga una capa de seguridad adicional mediante el uso de roles y permisos.
• Use controles y alertas para evitar la infracción de derechos de autor.