Se originó hace décadas, mucho antes de que existieran los teléfonos inteligentes o Internet. La mayoría de las personas lo encontraron a última hora de la noche, después del horario laboral, cuando ellos o un ser querido desarrollaron fiebre o algún problema médico que no estaban seguros de cómo manejar y llamaron a un médico.

Una persona respondió bien, solo que no era el médico sino el servicio de contestador del médico. En aquellos días, el servicio de contestador funcionaba como un amortiguador entre el paciente ansioso y el médico cansado que solo quería tener la oportunidad de dormir bien por la noche.

De esos humildes orígenes, el contestador automático se ha convertido en una de las herramientas empresariales esenciales del 21^{S t} Century, a pesar de que muchos laicos e incluso empresarios no son del todo conscientes de lo que puede ofrecer.

En esta era digital, con clientes, colegas y desafíos en todo el mundo, tener un servicio de contestador se ha convertido en una necesidad.

Servicio de contestador versus correo de voz

Uno de los primeros grandes inconvenientes de la era digital fue la despersonalización. Antes de los menús de voz automatizados, llamar a una empresa significaba que escuchaba a un ser humano contestar el teléfono.

La virtud de hablar con una persona era que la persona que llamaba se enrutaba a la extensión correcta u obtenía información útil: «Oh, debes llamar a este número».

Si bien la marcación automática fue mucho más rápida y eficiente, eliminó el contacto humano y, a menudo, hizo que llegar a la extensión correcta fuera una búsqueda del tesoro: «Finalmente pude hablar con una persona real». La consecuencia predeterminada de la respuesta automática es una grabación: «

Tu llamada es muy importante para nosotros. Por favor deje un mensaje después del tono.» En comparación con dejar un mensaje de voz, y esperar que alguien lo escuche y le devuelva la llamada, escuchar un servicio de contestador después de horas hábiles que responde de manera profesional es agradable, reconfortante y productivo.

Deberes del recepcionista virtual

Su servicio de contestador es en realidad una recepcionista virtual que hace mucho más que simplemente tomar notas sobre lo que su cliente o compañero de trabajo quiere decirle. Estas son algunas de las habilidades que un profesional bien capacitado y que responde puede hacer por su empresa:

• Represente a su firma. Incluso en la era en línea, casi dos tercios de los nuevos clientes se comunican con las empresas por teléfono. Escuchar una voz humana en vivo anima a la persona que llama.
• Proporcione información pertinente y responda preguntas básicas. El servicio de contestador adecuado estará interesado en aprender todo lo que desea compartir con las personas que llaman y compartirá esos datos tal como lo desea.
• Programe eventos, citas y contactos del calendario.
• Llame a otros en su nombre. La recepcionista virtual puede devolver llamadas a personas que se encuentran en zonas horarias distantes como intermediario.
• Inicie el contacto personal. ¿Su sitio web tiene una ventana de chat? ¿Ha considerado la opción de que una persona llame a los que están charlando cuando sería útil un toque más personal?

Industrias que necesitan asistentes fuera del horario de atención

El servicio de contestador comenzó con los médicos y, por supuesto, las profesiones médicas todavía necesitan a estos recepcionistas virtuales. Quizás lo sorprendente es cuántas industrias relacionadas con la medicina requieren este tipo de ayuda.

Los médicos, hospitales, clínicas y centros de pruebas obviamente necesitan servicios. De manera similar, las farmacias, los dentistas, las enfermeras que brindan atención médica en el hogar e incluso las instalaciones de cuidados paliativos deben tener a alguien que conteste el teléfono personalmente.

Muchas empresas que ofrecen servicios de emergencia también deben proporcionar información receptiva a través de una recepcionista virtual. Estos incluyen equipos de recuperación de desastres, empresas de limpieza de conserjes, casas de suministros comerciales y servicios de entrega.

Los contratistas como plomeros, electricistas, servicios de HVAC e incluso empresas de construcción deben proporcionar un portal personal las 24 horas para sus clientes. Las preocupaciones legales y de justicia penal también deben ofrecer a los recepcionistas fuera del horario de atención.

Esto incluye abogados, proveedores de fianzas, agentes de libertad condicional y firmas de seguridad. Naturalmente, esta es solo una muestra parcial de las muchas industrias que se beneficiarán de una recepcionista virtual.

Asistentes remotos como la nueva norma

El cambio de la comunicación en persona a la digital no es el único factor que resulta en el crecimiento de recepcionistas virtuales. A medida que más empleados pueden trabajar desde casa de manera exitosa y productiva, la necesidad de asistentes remotos aumenta drásticamente.

Conclusión

Los servicios de contestador que han estado desarrollando la profesión de recepcionistas virtuales son los que mejor pueden cumplir con esta posición en expansión. Tienden a ser adaptables y creativos cuando se trata de cumplir con los requisitos laborales de las empresas para presentar un representante disponible y de cara al público mientras usted se ocupa de los negocios.

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