La gestión del flujo de caja es una habilidad invaluable que desempeña un papel clave para garantizar que cualquier negocio se mantenga a flote con éxito. A pesar de esto, todos los dueños de negocios tendrán períodos en los que la gestión del flujo de caja no será tan fácil como podría ser. Tener una solución probada para estos tiempos ayudará a garantizar que su negocio no se vea afectado.

Los analistas de mercado CB Insights descubrieron, al realizar una investigación empresarial fallida, que el 38% de los encuestados mencionaron «quedarse sin efectivo» como la principal razón para cerrar. La falta de flujo de caja puede convertirse en un problema importante, por lo que es vital comprender los problemas principales y cómo evitarlos.

Problema uno: falta de visibilidad y alfabetización financiera

La visibilidad total del flujo de caja de su organización es fundamental para gestionarlo de forma más eficaz. Una vez que tome la decisión de administrar un negocio, es vital que trabaje en sus conocimientos financieros y amplíe sus conocimientos, incluso si esto le resulta desafiante. Puede obtener asesoramiento y orientación de expertos, pero tener un conocimiento básico de cómo funciona su flujo de caja es esencial para evitar que se convierta en un problema en el futuro.

Tener un pronóstico de flujo de caja en funcionamiento le permite realizar un seguimiento de los cambios en el flujo de caja de su negocio y comprender completamente los ingresos frente a los gastos. Un pronóstico completo le garantizará una visión completa de cuánto dinero entra y sale de su negocio y cuándo. Puede ejecutar pronósticos durante cualquier período determinado, siendo el flujo de efectivo anual el más común, pero los pronósticos semanales y mensuales también pueden ser útiles para realizar un seguimiento cercano de su efectivo y administrar su negocio de manera efectiva.

Problema dos: ciclos de pago largos y pagos atrasados

Según una encuesta realizada por el proveedor de soluciones de gestión empresarial en la nube Sage, más del 30% de las PYMES con sede en EE. UU. han experimentado retrasos en los pagos de facturas y esto puede afectar significativamente las operaciones comerciales y la capacidad de gestionar el flujo de caja de forma eficaz. En algunas industrias, se puede ver que las facturas no pagadas durante varios meses significan que las empresas se enfrentan a una sequía de efectivo mientras esperan el pago.

Existe una gama de soluciones para estos problemas, incluida la motivación para el pago anticipado, como un pequeño descuento por liquidar las facturas en un plazo de siete o diez días. Esto sólo debe ofrecerse además de condiciones de pago firmes y consistentes para que sus clientes comprendan las condiciones de pago en su totalidad y reconozcan los beneficios de pagar anticipadamente.

Optar por líneas de crédito adicionales puede ser de gran ayuda para gestionar esos períodos de espera de pagos. Una tarjeta de crédito comercial, cuando se usa de manera responsable, puede ayudarlo a mantener el impulso mientras espera que se liquiden las facturas y brindarle el respiro necesario para superar los retrasos en los pagos con los clientes.

“Las pequeñas empresas a menudo enfrentan brechas entre sus gastos salientes y sus ingresos entrantes debido a fluctuaciones estacionales o retrasos en los pagos de los clientes. Una tarjeta de crédito comercial puede ayudar a cerrar esta brecha al ofrecer una línea de crédito flexible para cubrir gastos a corto plazo. Esto garantiza que la empresa pueda pagar a los proveedores a tiempo y evitar cualquier interrupción de las operaciones comerciales”.

David suertefundador y director ejecutivo de Capital disponible

Problema tres: exceso de inventario

Las empresas que fabrican o venden productos físicos deben contar con procesos de gestión de almacenes sensatos y eficaces. Mantener demasiado inventario en stock puede inflar artificialmente sus costos de almacenamiento y significar que tiene más reservas de efectivo inmovilizadas de lo necesario. Evitar este problema es más fácil con procesos optimizados de producción y gestión de stock, utilizando las últimas tecnologías y personal de almacén experimentado. Si aprovecha las últimas tecnologías para pronosticar los requisitos de existencias, podrá asegurarse de tener sólo lo que necesita.

Problema cuatro: crecimiento rápido

Ver el crecimiento como un problema puede parecer contradictorio, pero si su negocio no está preparado para crecer a un ritmo acelerado, rápidamente descubrirá que el flujo de caja se convierte en un problema. La rápida expansión a un nuevo mercado o región generará una demanda de inversión inmediata que quizás no pueda cubrir instantáneamente.

Una mayor captura de mercado generalmente se considera positiva, pero si su flujo de efectivo no puede mantenerse al día con la demanda, es posible que deba repensar su enfoque para asegurarse de tener las reservas de efectivo que necesita. En lugar de descubrir demasiado tarde que su empresa no estaba preparada para este período de rápido crecimiento, esté preparado y utilice pronósticos predictivos.

El pronóstico predictivo significa tomar sus pronósticos de flujo de efectivo y analizarlos para poder predecir con precisión el flujo de efectivo necesario para expandirse en el futuro. Si espera ingresar a un nuevo mercado, vuelva a sus pronósticos y utilice sus cifras existentes para predecir dónde deben estar sus reservas, antes de dar el siguiente paso.

Problema cinco: fraude en los pagos

El fraude en los pagos adopta muchas formas y es más común de lo que muchos propietarios de empresas creen. El phishing y el cibercrimen son tipos comunes de fraude de pagos que su empresa puede enfrentar y también existen otros problemas, como devoluciones de cargo y transacciones fraudulentas, que pueden ser difíciles y llevar mucho tiempo reclamar. La empresa de ciberseguridad Tessian informa que los empleados estadounidenses reciben un promedio de 14 correos electrónicos por año que los incitan y alientan a realizar acciones fraudulentas.

El riesgo para el flujo de caja de su empresa es alto si los empleados interactúan con solo uno de estos correos electrónicos. La naturaleza cambiante del fraude significa que es necesario ser proactivo para evitar ser víctima de este tipo de delito. Utilizar un procesador de pagos verificado para transacciones en línea y tener políticas estrictas de protección contra el fraude para los empleados puede ayudar a limitar el riesgo de que el fraude afecte su flujo de caja. El uso de una tarjeta de crédito comercial también puede ayudar a minimizar el riesgo de ser víctima de vendedores o proveedores fraudulentos.

Conclusión

Es fundamental comprenderse a sí mismo y a las partes interesadas clave dentro de su negocio y educarse sobre los problemas clave que pueden afectar su flujo de caja. Esto garantizará que sepa cómo proteger su negocio de las dificultades financieras y lo preparará para el éxito, con suficientes reservas y capital de trabajo para asumir riesgos comerciales calculados para generar crecimiento.