Cómo las empresas emergentes pueden obtener información real sobre la planificación financiera a partir de los informes anuales

Nadie espera trabajar con una gran colección de informes al final del año fiscal, especialmente si su startup no ha logrado exactamente un crecimiento comercial de palos de hockey.

Sin embargo, revisar diligentemente sus informes es una excelente manera de obtener información sobre hacia dónde se dirige su empresa. Es por eso que las startups con suficiente capital de inversión a menudo nombran a un CFO incluso antes de agregar otros miembros a su personal.

Si es un emprendedor, lo más probable es que ya comprenda lo importante que es vigilar de cerca sus finanzas.

Sin embargo, es posible que no se dé cuenta de la necesidad constante de proporcionar mejores informes para asegurarse de que su director financiero tenga toda la información con la que necesita trabajar para obtener información real sobre el futuro.

La mejora de los procesos de generación de informes es una gran parte de ese objetivo. Si bien no es necesariamente agradable leer el material que señala problemas en su operación, los procedimientos de informes mejorados pueden reducir el riesgo de que cualquiera de estos problemas se convierta en algo importante.

Al proporcionar informes claros, precisos y concisos desde el principio, su director financiero estará capacitado para luchar contra estos problemas y encontrar soluciones igualmente claras.

Sin embargo, la verdadera pregunta que queda es cómo hacerlo. Tomemos, por ejemplo, una empresa emergente de tamaño mediano que constantemente establece precios demasiado altos.

Esta empresa podría terminar con niveles de flujo de efectivo más bajos de lo esperado, lo que habría sido evitable si la empresa simplemente hubiera cumplido con las reglas de presentación anual más básicas del 10-K.

Decidir qué información incluir en sus informes

Cualquier informe anual solo será tan bueno como los procesos que lo compilen. Los números concretos siempre serán el aspecto más importante de un informe, por lo que los empresarios deben asegurarse de que los números iniciales que ingresan al sistema sean precisos.

Verifique todas sus entradas y asegúrese de que los números tengan sentido al ingresar al sistema que esté utilizando para generar informes. Los problemas sistémicos, como los que resultan de un software de generación de informes defectuoso o anticuado, también deben corregirse en este punto.

Cada empresa será un poco diferente con lo que debe incluirse en sus informes, pero en general, los componentes esenciales de una presentación 10-K deben incluir al menos:

Elemento 1 – Descripción comercial
Ítem 2 – Factores de riesgo potenciales
Punto 3 – Cualquier procedimiento legal
Elemento 6 – Datos financieros seleccionados
Ítem 7 – Discusión de la gerencia
Análisis adicional de la situación actual

Preste especial atención a cualquier línea relacionada con una evaluación de solvencia, especialmente si ha contratado a un asesor financiero profesional para manejar cualquier requisito de informes que haya encontrado. Esta parte del informe le dará el resultado final sobre si su empresa realmente se mantiene a flote o no.

Dicho esto, también querrá tener en cuenta que pase lo que pase, su empresa todavía está formada por personas, por lo que agregar anécdotas de los impulsores y agitadores de su startup es una excelente manera de proporcionar material adicional para su CFO y otros especialistas financieros de los que extraer conocimientos.

Dado que probablemente traiga consigo sus informes anuales cada vez que conozca a un nuevo cliente o inversor potencial, esto junto con la descripción del negocio y las áreas de factores de riesgo deberían resultar de especial interés. Algunas otras mejoras pueden hacer que este aspecto sea aún más impresionante.

Mejorar sus flujos de trabajo de informes

En general, solo las empresas que tienen varios accionistas emiten informes anuales detallados y formales según lo exigen los reguladores federales. Estos están diseñados para ayudar a los accionistas a conocer más sobre el estado financiero de las empresas en las que invierten su dinero.

También les da a los gerentes la oportunidad de complacer su caso y comentar cómo operaron sus negocios durante el año anterior.

Las reglas establecidas por la SEC requieren que casi todas las empresas y fondos mutuos registrados presenten un informe electrónicamente. También tienen que publicar una variedad de materiales de proxy en sus propios sitios.

Sacar estos detalles ayuda a garantizar que tendrá suficiente tiempo para usar los informes que se encuentran en su escritorio para tomar esas decisiones tan jactanciosas que podrá tomar como resultado de estos informes.

Atascarse en la entrada manual de datos puede poner un freno real al flujo de trabajo, ya que puede comprometer la precisión de los datos y puede mantener a su equipo tan ocupado copiando y pegando que nadie está disponible para dedicar tiempo a aprender de las tendencias que revelan los datos. .

Aquí es donde las importaciones automatizadas y la limpieza de los datos conectados pueden marcar una gran diferencia.

A menudo, se pueden obtener importantes beneficios al preparar estos informes, aunque no esté legalmente obligado a hacerlo.

Suponiendo que su startup es lo suficientemente grande como para tener funcionarios financieros, es lo suficientemente grande como para tener al menos algún tipo de informe interno. Esto permitirá a su equipo extraer conocimientos reales de él.

Toma de decisiones basadas en datos basadas en sus informes

Eche un vistazo a la línea de deuda a capital cuando esté tratando de decidir si debe comenzar a gastar dinero en su empresa comercial. Si bien es posible iniciar un negocio con tan solo $ 10,000, es posible que necesite capital inicial más adelante.

Examinar el costo total de cualquier gasto adicional le dará la previsión necesaria para decidir si realmente desea o no llevarlo a cabo.

Algunas personas han sugerido que la suerte es lo que hace o deshace un negocio y, si bien esto puede ser cierto, hay algo que decir a favor de una planificación adecuada. Examine todas sus cifras de ventas y vea si no puede identificar ningún patrón.

Si bien es posible que desee considerar invertir en un software de visualización que le permitirá detectar tendencias instantáneamente, probablemente ni siquiera lo necesite para comenzar.

Dependiendo de su situación específica, es posible que necesite una solución que pueda ayudarlo a separar todo el ruido de la información que, de otro modo, valdría la pena. Si ese es el caso, considere sus opciones con mucho cuidado, porque si bien la sobrecarga de información es un problema real, también lo es la visibilidad.

Siéntese con su director financiero y otros miembros de su equipo financiero, si es posible. Repase los problemas y analice si ciertas cifras son relevantes o no para sus objetivos comerciales actuales.

Si bien es posible que descubra que no todos lo son, es igualmente probable que identifique algunos indicadores en los que nunca pensó antes.

La comunicación entre todos los involucrados es primordial para asegurarse de aprovechar al máximo esta experiencia.

Las sólidas técnicas de planificación financiera han insistido durante mucho tiempo en que las personas examinen la documentación anual de cada valor en el que invierten, por lo que no hay ninguna razón por la que no pueda simplemente aplicar esta lógica a su propia empresa.

Realice un análisis de ventas visual simple revisando todas las veces que los usuarios compran y venden sus productos. No debería ser demasiado difícil ver si existe o no un patrón claramente identificable.

Mejora de sus procesos de presentación de informes

Si bien esto puede parecer una tarea abrumadora en este momento, solo necesita algunas cosas simples para comenzar. Transfiera sus flujos de trabajo de informes a una única plataforma.

Al utilizar una fuente de información centralizada, el proceso de elaboración de nuevos informes no requerirá ningún tipo de esfuerzo de búsqueda. Proporcione una única fuente de verdad a la que todos puedan recurrir.

Cuanto más dependa su empresa de algún tipo de hoja de cálculo heredada, mayor será el riesgo de que se introduzcan errores en la ecuación.

Las opciones de autoservicio pueden ayudar a empoderar a sus compañeros de trabajo, y ciertamente pueden reducir la carga de trabajo para usted y todos en el departamento financiero porque no tendrá que rastrear a todos para hacer una declaración u obtener un comentario.

Conclusión

Lo mejor de todo es que puede ayudar a aumentar drásticamente los sentimientos de cooperación entre todos en su organización. Mantener toda esta información en un solo repositorio también ayudará a resolver disputas, ya que todos sabrán que deben echar un vistazo a su sistema de informes si algo parece estar mal.

Siempre desea comenzar con un objetivo claro cada vez que realiza cambios en su negocio, y renovar sus procesos de informes no es diferente. Tómate un tiempo para que todos estén en la misma página.

Hable con su director financiero y con cualquier otra persona del departamento financiero. De hecho, es posible que desee aprovechar esta oportunidad para reunir a personas de todos los ámbitos de la vida en su startup y darles la oportunidad de comunicar cualquier inquietud que tengan sobre la dirección en la que se está moviendo su negocio.

A medida que pasa el tiempo, es posible que descubra que realmente tiene mejores informes y un negocio más sólido gracias a ello.

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